De hecho, el objetivo de la planificación es organizar el avance de las etapas del proyecto en el tiempo. Una tarea fundamental para el control de plazos.
La planificación de un proyecto consiste en desglosarlo en varios pasos (identificación de todas las tareas a realizar) , de estimar la duración , de identificar la secuencia de pasos (incluidos los que se pueden realizar en paralelo: programación de tareas, ruta crítica), asignar recursos (financiero y humano), y finalmente modelar esta organización en un documento operativo compartida entre todos los actores interesados para optimizar el progreso y el seguimiento de la realización.
¿Cómo planificar un proyecto?
La planificación de proyectos se basa en métodos y herramientas que encajan en las tres fases principales de la gestión de proyectos: definición de un alcance, establecimiento del punto de referencia y gestión.
1. Establecer un perímetro
Un proyecto movilizará a personas de diferentes orígenes y, a menudo, con disponibilidad limitada. Dar sentido a esta movilización se vuelve, por tanto, imprescindible:
- ¿Qué necesidades satisface el proyecto? ¿Cuál es su propósito último? ¿En qué supuestos se basa (contexto, directivas, etc.)?
- ¿Qué es el entorno del proyecto: las partes interesadas, el alcance, las interfaces, las limitaciones?
Responder estas preguntas ayuda a definir el proyecto. Por lo tanto, es necesario evitar que elementos externos (que solo conciernen indirectamente al proyecto, o sobre los que el equipo del proyecto no tiene control) interfieran en las siguientes fases. Este trabajo de encuadre puede iniciarse mediante una lluvia de ideas y formalizarse en forma de una nota o un mapa mental. El es esencial para la planificación quién seguirá.
Una vez enmarcado, es posible realizar una estructuración por tareas. A continuación, se puede implementar una herramienta central de gestión de proyectos: el organigrama de tareas o WBS (estructura de desglose del trabajo). Se trata de enumerar exhaustivamente "todo lo que hay que hacer" y agrupar las tareas por tema a través de una estructura de árbol. Este es un proceso iterativo: es posible que los grupos de tareas se identifiquen más adelante durante la fase de planificación.
Buena práctica: La WBS debe poder sintetizarse en una página A4. Debería permitir que alguien ajeno al proyecto entienda todo lo que hay que hacer en la primera lectura. Por lo tanto, las tareas deben tener el número mínimo de interfaces entre ellas para que la estructuración sea legible y operativa.
2. Establecer un repositorio de proyectos
Para orientar el desempeño, un proyecto encaja en el famoso tríptico costo-calidad-tiempo. Aunque un cronograma se centra principalmente en el aspecto de la fecha límite, es obvio que las fechas límite más largas o más cortas tendrán un impacto en las otras dos dimensiones, además de la satisfacción del cliente. Para que la planificación se ajuste a estas limitaciones, el director del proyecto dispone de varias herramientas.
Identificar la ruta crítica: la red PERT
La ruta crítica es una secuencia de tareas cuya duración no se puede variar sin afectar la duración total del proyecto. Este ejercicio es fundamental para definir prioridades en la asignación de recursos (presupuestarios, humanos, técnicos, administrativos, etc.) y el desempeño de las tareas. Sin una ruta crítica, es difícil obtener una imagen realista de la viabilidad de un proyecto. Para ello, la red PERT es una valiosa herramienta: al centrarse en las secuencias y no en el cronograma, permite identificar el margen de maniobra y las compensaciones a realizar para optimizar la planificación de un proyecto. .
Establecer el repositorio de planificación: el gráfico de GANTT
El horario de GANTT muestra las tareas como barras horizontales en un gráfico de tiempo. Por lo tanto, debe mostrar los temas de la EDT, las interdependencias entre tareas y macrotareas, los plazos y la ruta crítica. En particular, permite identificar las etapas clave del proyecto, asignar recursos y establecer hitos de validación y monitorear la producción de entregables, en particular si existen órganos (comités de gestión, comités de dirección, etc.). En la medida de lo posible, el cronograma debe construirse y concertarse conjuntamente, mediante entrevistas con las partes interesadas y reuniones con los miembros del equipo del proyecto para compartir las suposiciones.
Buena práctica: Para evitar cuestionar constantemente los elementos del cronograma, es recomendable escribir una nota de hipótesis. Esto formalizará todas las decisiones o supuestos retenidos para la construcción del cronograma; también será una valiosa herramienta de seguimiento en el progreso del proyecto si se requiere que el contexto o las directivas cambien y se modifiquen ciertos parámetros.
3. Planificación y gestión
Una vez que el cronograma (co-) establecido y validado, el director del proyecto debe presentarse como garante del repositorio. Este último nunca debe cambiarse de acuerdo con el progreso de las tareas, lo que puede ser tentador para demostrar que está "a tiempo". También es crucial porque el cronograma de referencia es a menudo una verdadera herramienta de comunicación interna e incluso externa para proyectos que involucran al público en general. Por tanto, si este cronograma cambia constantemente, ¿qué credibilidad quedará para el proyecto y su equipo?
Planificación del seguimiento mediante un panel de control
Para evitar caer en este escollo durante la fase de prueba, el director del proyecto puede utilizar un panel de control diario del proyecto para monitorear el progreso de las tareas clasificadas de acuerdo con la estructura de árbol de la WBS y de acuerdo con el cronograma. Puede ser un simple archivo Excel describiendo el progreso (completado / en progreso / tardío / no iniciado) y registrando los elementos transmitidos por los miembros del equipo del proyecto en una columna de "comentarios". El tablero es una herramienta valiosa para facilitar las revisiones de proyectos. La modificación del repositorio solo debe ocurrir en caso de un cambio importante en el entorno del proyecto, y toda la dirección del proyecto actuará en consecuencia.
Anticípese a los riesgos para limitar los retrasos en la planificación
Por último, establecer un enfoque de gestión de riesgos puede ser una solución para limitar los desvíos en la planificación. Debe iniciarse durante la fase de consolidación de la planificación para alimentar la nota de hipótesis. Una sesión de lluvia de ideas trae a colación todos los riesgos inherentes al proyecto; A continuación, estos riesgos se clasifican en una matriz de acuerdo con su gravedad y probabilidad. Este proceso debe estar animado a lo largo del proyecto mediante revisiones periódicas de riesgos.
El software de gestión de proyectos (Saas y autónomo) facilita enormemente estas tareas.
